Bijna elk bedrijf of organisatie heeft informatie die niet bij derden of concurrenten terecht mag komen. Wanneer je stage gaat lopen of onderzoek gaat verrichten bij een bedrijf/organisatie dan kun je kennis krijgen van deze informatie. Om je ervan te weerhouden vertrouwelijke informatie naar buiten te brengen, kan een bedrijf/organisatie je verplichten tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie. Welke informatie vertrouwelijk is, verschilt overigens per bedrijf/organisatie. Het kan van alles zijn: commerciële, technische of financiële informatie. Meestal gaat het om concurrentiegevoelige informatie.
Een geheimhoudingsplicht wordt doorgaans in een clausule van de stage- of afstudeerovereenkomst vastgelegd of in een aparte overeenkomst - meestal aangeduid als een Non Disclosure Agreement (NDA) of een geheimhoudingsovereenkomst - die (soms) naast de stage- of afstudeerovereenkomst ondertekend moet worden.
Voordat je een stage- of afstudeerovereenkomst en/of NDA tekent, is het zaak dat je de geheimhoudingsplicht toetst aan de volgende punten:
Inzage- en bewaarvereiste stageverslag en afstudeerscriptie
Je stage of afstudeerproject wordt afgerond met een stageverslag of afstudeerscriptie dat ter beoordeling aan je TU/e-begeleider(s) en/of afstudeercommissie moet worden voorgelegd. In verband met kwaliteitszorg moet het stageverslag/de afstudeerscriptie ook voorgelegd kunnen worden aan de examencommissie en/of visitatiecommissie (NVAO).
De in de stage- of afstudeervereenkomst en/of NDA vastgelegde geheimhoudingsplicht mag niet zodanig zijn opgesteld dat TU/e-begeleider(s) en leden van de afstudeercommissie, examencommissie en/of visitatiecommissie (deels) geen kennis mogen nemen van je verslag of scriptie.
Een voorbeeld van een clausule dat niet akkoord is:
‘Alle vertrouwelijke bescheiden (uitgezonderd één exemplaar t.b.v. archivering in het gesloten archief van stageverlener) die betrekking hebben op de stageopdracht, worden na beoordeling door de student aan de stageverlener geretourneerd en/of vernietigd op aangeven van stageverlener’.
Deze clausule heeft tot gevolg dat de examencommissie haar taak en bevoegdheid om de kwaliteit van je examen (dat is je stageverslag/afstudeerscriptie) te borgen niet kan uitoefenen, hetgeen leidt tot het niet kunnen uitreiken van je diploma.
Termijn
Een geheimhoudingsplicht is gekoppeld aan een termijn. Een bedrijf verlangt meestal dat je tijdens de stage/het afstudeerproject en een x-aantal jaren na afloop van de stage/het afstudeerproject geen vertrouwelijke informatie deelt met derden.
De TU/e accepteert ten aanzien van stageverslagen en afstudeerscripties geen geheimhoudingstermijn voor onbepaalde tijd.
Het beleid van de TU/e is dat de openbaarheid van stageverslagen en afstudeerscripties voorop moet staan. Indien een bedrijf toch een tijdelijk embargo wil opleggen dan accepteert de TU/e een geheimhoudingstermijn van maximaal twee jaar.
Een voorbeeld van een clausule dat niet akkoord is:
‘Het is de student niet toegestaan om te publiceren over, of met betrekking tot, de vertrouwelijke gegevens van de opdracht, danwel daarover iets openbaar te maken, in welke vorm dan ook’.
Deze clausule noemt geen termijn. Dit betekent dat de geheimhoudingsplicht geldt voor onbepaalde tijd. Zorg er dan ook voor dat in de stageovereenkomst een termijn wordt vastgelegd met betrekking tot de geheimhoudingsplicht van stageverslagen en afstudeerscripties.
Termijn afstudeerscripties
Ten aanzien van afstudeerscripties hanteert de TU/e een vast beleid. Dit houdt, kortgezegd, in:
- Een afstudeerscriptie wordt verplicht opgenomen/gepubliceerd in de TU/e bibliotheek.
- Indien een bedrijf/organisatie van mening is dat (commerciële) belangen geschaad kunnen worden door publicatie van de scriptie, dan kan het bedrijf/de organisatie een tijdelijk embargo opleggen van maximaal twee jaar. Dit betekent dat de scriptie voor de duur van twee jaar niet gepubliceerd mag worden en dus ook niet in de TU/e bibliotheek mag worden opgenomen.
- Indien het bedrijf/de organisatie een embargo voor langere tijd nodig acht dan zal het bedrijf/de organisatie een, met redenen omkleed, verzoek bij de decaan van de faculteit moeten indienen. De decaan kan beslissen de geheimhoudingstermijn te verlengen met (maximaal) 3 jaar.