Erkende persoonlijke omstandigheden

Ervaar je problemen met jouw studie door persoonlijke omstandigheden? Deze kunnen mogelijk als erkende persoonlijke omstandigheden beschouwd worden. Op deze pagina wordt uitgelegd wat wij verstaan onder erkende persoonlijke omstandigheden en welke stappen je moet volgen om de universiteit op de hoogte te stellen van deze omstandigheden, zodat er rekening mee kan worden gehouden voor jouw BSA. Denk eraan: het advies is bindend en je persoonlijke omstandigheden kunnen alleen worden meegenomen in het BSA als je ze tijdig hebt besproken. Je moet binnen 20 werkdagen na het begin van deze omstandigheden contact opnemen met je studieadviseur, of zo snel mogelijk als ze geen duidelijke ingangsdatum hebben. Het proces kent namelijk een aantal stappen. Iemand mag ook namens jou contact opnemen met de studieadviseur, bijvoorbeeld een vriend of familielid. Jouw informatie wordt vertrouwelijk behandeld.

Erkende persoonlijke omstandigheden kunnen moeilijkheden/problemen zijn waar je geen invloed op hebt en die je studie en dagelijks leven beïnvloeden. Hier volgt een niet-uitputtende lijst met voorbeelden van persoonlijke omstandigheden die je studie kunnen beïnvloeden:

• Chronische ziekte
• Zwangerschap
• Functiebeperking
• Mentale klachten
• Maandenlang niet uit bed kunnen komen
• Suïcidale gedachten
• Vermoedelijke diagnose zoals ADHD, autisme, ...
• Depressieve klachten
• Angstklachten
• Onvermogen om studie en dagelijks leven te organiseren
• Jezelf afzonderen
• Verstoord dag- en nachtritme, slecht slapen
• Verslavingen
• Ziekenhuisopname
• Familieomstandigheden
• Zorg voor een familielid
• Ernstige ziekte van naaste familieleden
• Verlies van een dierbare
• Schokkende gebeurtenissen en trauma's, zoals een ongeluk, aardbeving, brand
• Huiselijk geweld

Denk niet dat je problemen niet "ernstig genoeg" zijn of dat je "gewoon beter je best moet doen". Als je dit leest, is de kans groot dat je er baat bij hebt om met een studieadviseur of studentendecaan te praten. Het is beter om het zekere voor het onzekere te nemen.

Symptomen als burn-out klachten, je de hele tijd moe voelen, niet uit bed kunnen komen, jezelf afzonderen, enz. zijn vaak symptomen van grotere problemen zoals depressie. Als dat jouw situatie betreft, praat dan met je studieadviseur. Hij of zij kan je doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.

Heb je te maken met persoonlijke omstandigheden die tot studievertraging (kunnen) leiden? Om ervoor te zorgen dat de examencommissie je persoonlijke omstandigheden betrekt in haar besluit over je BSA, moet je het volgende doen:

1. Spreek zo snel mogelijk met je studieadviseur over je omstandigheden.
2. Maak na verwijzing door je studieadviseur een afspraak met de studentendecaan. Houd er rekening mee dat hiervoor deadlines gelden, die afhankelijk zijn van wanneer je persoonlijke omstandigheden zijn ontstaan.
   • Zijn je omstandigheden ontstaan in Q1, Q2 of Q3? Maak dan zo snel mogelijk maar uiterlijk 30 mei gebruik van de afspraakknop van de studentendecanen.
   • Zijn je omstandigheden ontstaan in Q4? Maak dan uiterlijk 30 juni gebruik van de afspraakknop.
   • Zijn je omstandigheden na 30 juni ontstaan? Maak dan binnen 10 werkdagen na het ontstaan van de omstandigheid gebruik van de afspraakknop van de studentendecaan.
3. Dien na je afspraak met de studentendecaan zelf een verzoek tot uitstel van het BSA in bij de examencommissie van jouw opleiding.
4. Stuur na je afspraak met de studentendecaan bewijsdocumenten van je persoonlijke omstandigheden door naar de Commissie Persoonlijke Omstandigheden.

Hieronder geven we je meer uitleg over de verschillende stappen.

Als je denkt dat je door persoonlijke omstandigheden studievertraging gaat oplopen, moet je dat binnen 20 werkdagen na de constatering van de omstandigheid melden bij je studieadviseur en, na verwijzing door je studieadviseur, bij de studentendecaan. Er is dan nog voldoende tijd om, in overleg met de studieadviseur en de studentendecaan, een plan op te stellen om de studievertraging zoveel mogelijk te beperken.

Als je je omstandigheid meldt nadat je je bindend studieadvies (BSA) hebt ontvangen, kan het BSA niet meer worden aangepast. Meld je omstandigheid daarom op tijd, zodat we er rekening mee kunnen houden.

Naast je afspraak met de studentendecaan moet je ook een verzoek tot uitstel van het BSA indienen bij de examencommissie van jouw opleiding. Het is niet nodig om in het verzoek aan de examencommissie volledige details te geven over je persoonlijke omstandigheden. Om tot een besluit te komen, vraagt de examencommissie de Commissie Persoonlijke Omstandigheden (CPO) om advies. Deze commissie, waar de studentendecaan deel van uitmaakt, kijkt naar de aard van de omstandigheden en of deze de studievertraging veroorzaakt hebben. De CPO zal je daarom vragen om informatie (bewijsstukken) aan te leveren, bijvoorbeeld bewijs van een operatie of een diagnose van een functiebeperking. Je kunt bewijsstukken indienen via cpo@tue.nl. Op basis van deze stukken brengt de CPO een advies uit aan de examencommissie over het verband tussen je persoonlijke omstandigheden en je studievertraging. De examencommissie neemt daarna een besluit over mogelijk uitstel van het BSA. 

Als bewijsdocumenten van je persoonlijke omstandigheid, worden de volgende documenten gevraagd:

• Bij (chronische) ziekte, functiebeperking, psychische omstandigheden, zwangerschap: een verklaring van een arts, psycholoog of verloskundige waaruit de periode blijkt waarin de omstandigheden optraden.
• Bij bijzondere familieomstandigheden: schriftelijke bewijsstukken (bijvoorbeeld echtsscheidingspapieren, overlijdensbericht, medische verklaring). 

Als er een verband tussen de (persoonlijke) omstandigheden en je studievertraging is vastgesteld, kan de examencommissie beslissen om het BSA met een jaar uit te stellen. Je kunt je studie dan voortzetten. Je examencommissie stelt aan het begin van het tweede jaar vast wat je nieuwe BSA-norm wordt. Aan het einde van het tweede jaar krijg je dan opnieuw een bindend studieadvies

Toen ik begon met studeren, had ik chronische depressie, angstklachten en (toen nog niet ontdekt) autisme. Alles was overweldigend en ik wist niet zeker of ik mijn vakken wel zou halen. Ik genoot echt van mijn studie, maar met de dreigende druk van het BSA kon ik me niet concentreren of ontspannen. Ik bleef me maar inbeelden dat ik niet zou slagen voor mijn BSA, wat me nog meer stress bezorgde. Dit veroorzaakte een eindeloze cyclus waarin ik te gestresst was om te studeren, steeds angstiger werd en steeds meer het gevoel kreeg dat ik mijn vakken niet zou halen.

Toen kwam ik in contact met mijn studentendecaan. Na een afspraak van 30 minuten met haar verdween mijn stress volledig. Ze was vriendelijk, begripvol en stelde me op mijn gemak. Ze vertelde me dat ik door mijn gezondheidsproblemen waarschijnlijk in aanmerking zou komen voor een BSA-uitstel, waarvan ik niet wist dat het een optie was. Ik hoefde alleen maar een brief van mijn huisarts te overleggen met de diagnose depressie en angst. Daarmee werd mijn BSA uitgesteld en kon ik eindelijk ontspannen. Uiteindelijk slaagde ik voor al mijn vakken omdat ik van mijn studie genoot zonder de druk van te falen.

Aarzel niet om een afspraak te maken met een studentenbegeleider. Ze zijn er om je te helpen.

• Een bachelorstudent Sustainable Innovation van het academisch jaar 2021-2022

Wil je meer weten? Neem contact met ESA (Education and Student Affairs) op via 040 - 247 4747 of onderstaand contactformulier.